Quy chế bầu cử thành viên HĐQT, BKS

QUY CHẾ BẦU CỬ THANH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, BAN KIỂM SOÁT 

- Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 được Quốc hội nước Cộng Hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26/11/2014. 

- Căn cứ Dự thảo Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Hưng Yên. 

Để đảm bảo nguyên tắc dân chủ, công khai, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức và tiến hành bầu cử thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát tại Đại hội cổ đông thành lập Công ty cổ phần Môi trường và Công trình đô thị Hưng Yên. Ban Tổ chức trình Đại hội thông qua Quy chế bầu cử thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát tại Đại hội như sau: 

I. ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN BẦU CỬ 

Cổ đông sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết và đại diện theo ủy quyền của Cổ đông sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết. 

II. NGUYÊN TẮC BẦU CỬ 

- Việc bầu Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát được thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu với hình thức bỏ phiếu kín tại Đại hội, tiến hành bầu đồng thời thành viên HĐQT và thành viên BKS bằng hai loại phiếu bầu cử: phiếu màu xanh là phiếu bầu HĐQT và phiếu màu hồng là phiếu bầu Ban kiểm soát. 

- Phương thức bầu dồn phiếu: Mỗi cổ đông/đại diện cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu/đại diện sở hữu nhân (x) với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị hoặc Ban Kiểm soát. 

- Cổ đông đại diện cổ đông có quyền dồn hết tổng số phiếu biểu quyết của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. 

- Bầu cử đúng pháp luật, đúng Điều lệ và phù hợp với Quy chế này nhằm đảm bảo dân chủ và quyền lợi hợp pháp của tất cả cổ đông. 

III. QUY ĐỊNH PHIẾU BẦU CỬ VÀ GHI PHIẾU BẦU CỬ

- Hình thức phiếu bầu: + Mỗi cổ đông/đại diện theo ủy quyền đến dự Đại hội sẽ được phát một “Phiếu bầu thành viên HĐQT” và một “Phiếu bầu thành viên Ban kiểm soát”. 

+ Trên mỗi phiếu bầu có ghi tên các ứng cử viên vào thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và tổng số cổ phần có quyền biểu quyết mà họ đại diện. Khi cổ đồng/người đại diện theo ủy quyền được phát phiếu bầu phải kiểm tra lại số cổ phần ghi trên phiếu bầu, nếu có sai sót phải thông báo lại ngay tại thời điểm nhận phiếu. 

- Cách ghi phiếu bầu 

Để thuận tiện cho các cổ đông khi tham gia bầu cử, cổ đông có thể thực hiện bầu theo cách sau: 

+ Cổ đông ghi trực tiếp số phiếu biểu quyết cho từng ứng cử viên tùy theo tín nhiệm của mình. Số phiếu biểu quyết ghi cho mỗi ứng cử viên có thể khác nhau nhưng tổng số phiếu biểu quyết cho các ứng cử viên không vượt quá tổng số phiếu được quyền | bầu của cổ đông. 

Ví dụ: Số thành viên BKS là 5 thành viên. Cổ đông A sở hữu 1.000 cổ phần. Như vậy, khi bầu thành viên BKS, tổng số phiếu bầu của Cổ đông A khi bầu BKS là 1.000 cp x 5 người = 5.000 phiếu bầu. Nếu Cổ đông A chọn cách “Bầu đều” thì kết quả như sau: 

- Nếu chọn 1 người => số phiếu bầu cho người đó là: (1.000 x 5)/1 = 5.000 - Nếu chọn 2 người => số phiếu bầu cho mỗi người là: (1.000 x 5)/2 = 2.500 - Nếu chọn 3 người => số phiếu bầu cho mỗi người là: (1.000 x 5)/3 = 1.666 - Nếu chọn 4 người => số phiếu bầu cho mỗi người là: (1.000 x 5)/ 4 = 1.250 - Nếu chọn 5 người => số phiếu bầu cho mỗi người là: (1.000 x 5)/5 = 1.000

- Phiếu bầu hợp lệ 

+ Phiếu do Ban tổ chức Đại hội phát ra theo mẫu thống nhất có đóng dấu treo của Công ty TNHH MTV Môi trường và Công trình đô thị Hưng Yên, không cạo, sửa, tẩy, xóa và có tổng số quyền biểu quyết theo mã số tham dự. Cổ đông hoặc đại diện ủy quyền khi được phát phiếu bầu cử phải kiểm tra lại mã số và số lượng cổ phần sở hữu hoặc ủy quyền ghi trên phiếu bầu cử, nếu có sai sót phải thông báo ngay với ban tổ chức Đại hội tại thời điểm nhận phiếu. 

+ Phiếu bầu cho những ứng viên trong danh sách bầu cử đã được Đại hội thông qua; + Tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông cho các ứng cử viên bằng hoặc nhỏ hơn tổng số quyền biểu quyết của cổ đông 

+ Số phiếu biểu quyết cho các ứng viên làm tròn tới hàng đơn vị.

- Phiếu bầu không hợp lệ 

+ Phiếu bầu không do Ban tổ chức Đại hội phát hành; + Phiếu bầu nhiều hơn số thành viên Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua; + Tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông bầu cho các ứng viên lớn hơn tổng số quyền biểu quyết của cổ đông; + Cổ đông gạch tên ứng viên và ghi thêm tên người khác vào danh sách; + Số phiếu biểu quyết cho các ứng viên lẻ tới hàng thập phân. 

IV. NGUYÊN TẮC TRÚNG CỬ THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, BAN KIỂM SOÁT 

- Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc thành viên Ban kiểm soát được xác định theo số phiếu biểu quyết tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu biểu quyết cao nhất cho đến khi đủ số thành viên do Đại hội đồng cổ đông quy định. 

- Trường hợp có từ hai ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu biểu quyết như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu biểu quyết ngang nhau; 

- Trường hợp sau khi bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu biểu quyết ngang nhau vẫn chưa có xác định được thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát thì ứng cử viên nào sở hữu số cổ phần nhiều hơn sẽ là người trúng cử. 

V. NGUYÊN TẮC KIỂM PHIẾU

1. Ban Kiểm phiếu: 

- Ban kiểm phiếu do Đoàn Chủ tịch đề cử và được Đại hội đồng cổ đông thông qua. Thành viên Ban kiểm phiếu có thể không phải là cổ đông nhưng không phải là người có tên trong danh sách ứng cử và/hoặc đề cử vào HĐQT hay BKS. 

- Ban kiểm phiếu có một số trách nhiệm chính sau: + Hướng dẫn tóm tắt quy định về bầu cử; + Kiểm tra, giám sát việc bỏ phiếu của các cổ đông, đại diện cổ đông; + Tổ chức kiểm phiếu; + Lập biên bản kiểm phiếu và công bố trước Đại hội đồng cổ đông; + Giao lại biên bản và toàn bộ phiếu bầu cho Đoàn Chủ tịch; 

- Ban kiểm phiếu phải bảo đảm tính trung thực của việc bầu cử và kiểm phiếu phải bí mật; nếu sai phạm Ban kiểm phiếu phải chịu trách nhiệm. Sau khi kiểm phiếu, Ban kiểm phiếu phải lập biên bản kết quả kiểm phiếu, công bố trước Đại hội. 

2. Nguyên tắc bỏ phiếu và kiểm phiếu:

- Ban Kiểm phiếu tiến hành kiểm tra thùng phiếu trước sự chứng kiến của các cổ đông. 

- Việc bỏ phiếu được bắt đầu khi việc phát phiếu bầu cử được hoàn tất và kết thúc khi cổ đông cuối cùng bỏ phiếu bầu vào thùng phiếu. 

- Việc kiểm phiếu phải được tiến hành ngày sau khi việc bỏ phiếu kết thúc. 

- Kết quả kiểm phiếu được lập thành văn bản và được Trưởng ban kiểm phiếu công bố trước Đại hội. 

3. Lập và công bố Biên bản kiểm phiếu 

- Sau khi kiểm phiếu, Ban kiểm phiếu phải lập biên bản kiểm phiếu. Nội dung biên bản kiểm phiếu bao gồm: Tổng số cổ đông tham gia dự họp, tổng số cổ đông tham gia bỏ phiếu, tỷ lệ số phiếu của cổ đông tham gia bỏ phiếu so với tổng số phiếu của cổ đông tham gia dự họp (theo phương thức bầu dồn phiếu), số và tỉ lệ phiếu hợp lệ, phiếu không hợp lệ, phiếu trống; số và tỉ lệ quyền biểu quyết cho từng ứng cử viên vào HĐQT và Ban kiểm soát; 

- Toàn văn Biên bản kiểm phiếu phải được công bố trước Đại hội. 

Tải file PDF: